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専用のFAX機器を使わずに、FAXを送る、受け取るいろいろな方法

 

最近は、FAXを使う機会が減ったとはいえ、職種によってはまだまだFAXは必須だったりしますね。

ただ、以前とは違って、PCで作成した文書を印刷せずに直接送りたいとか、タブレットやスマホからも送信したいという要望や、受け取ったFAXは外出先でも簡単にチェックしたいPCに保存してデータベース管理したい、などの要望も増えています。

(2015年にこの記事を書いていたころはまだ、「プリントアウトせずにFAXしたい」というという要望だけだったのですが、今では「外出先でもFAXの送受信をしたい」「スマホやタブレットでもFAXの送受信をしたい」というように変わってきています。時代の流れは速いものですね。)

 

まずは、パソコンで作成した情報をプリントアウトせずにFAXで送ったり、そのままパソコンなどでFAXを受信したりする方法があるので、どんな方法があるか見ていきたいと思います。

 

もし、外出先でスマホやタブレットを使ってFAXを送受信したい場合には、このページを読んでいただくより、上記メニューにもある「インターネットFAXというクラウドサービス」の記事を見ていただいた方が速いと思います。

ここでいうインターネットFAXは、そのサービスを行っている会社と契約をして、月額の料金を支払い、FAX機を使わずにインターネットにつながるスマホやPCだけでFAXの送受信ができるクラウドサービスです。

 

では、FAX機に情報の書かれた紙をセットして相手先の番号をダイヤルする、送られてきたFAX情報をFAX機でプリントアウトする、以外の方法を見てみましょう。

 

【とにかく安く!】FAXモデムとWindows に用意されているソフトを使ってパソコンからFAX送受信を行う

FAXを使うことはほとんどないけれども、一応用意しておきたい、というような場合に役に立つ、一番安価な方法です。

USB接続のFAXモデムです。数千円程度で購入できます。

ひと昔前(ふた昔?それ以上?)前の Windows PC には、FAXモデムはついていることが多かったんですが、さすがに今は使う人も少なくなって、付いている機種はなくなってしまいました。

でも、現在でもWindowsには「Windows FAX とスキャン」という機能が用意されています。

この機能を使って、FAXモデムの購入だけでパソコンからFAXを使うことができます。

FAXモデムは使っているパソコンのバージョンや32ビット64ビットかによって使えないものもあるので、自分のパソコンで使えるかどうかを確認して購入するようにしましょう。(もちろん電話線は必須です!)


I-O DATA USB接続アナログ56kbpsモデム USB-PM560ER
(このモデムはWindows10にも対応しています。)

 

 

FAXモデムを利用する場合には、パソコンが電起動していないと送受信することはできません
パソコンによっては、Wake up on Ringというような機能を持っていて、電話がかかってくると自動的に起動してくれるものもありますが、最近はこの機能を持つものをあまり見かけません。

 

【みんなで使える】FAXモデムとサーバーソフトを使ってパソコンからFAX送受信を行う

専用のソフトを使えば、社内LANの複数のPCからFAXを送ったり、複数のファイルを一度にFAX送信したり、といった便利な機能が使えるようになります。

少人数の社内で複数人でパソコンからFAXを使いたい場合などには、以下のようなソフトがあります。

FAXモデムは、ソフトに対応した動作確認モデムがありますので、購入時はご確認ください。

 


インターコム まいとーく FAX 9 Pro

 

 


STARFAX 16

 

上記のソフトは、少人数で使うのに適しているソフトです。複数回線で使いたい場合や、業務システム向けとして使いたい場合には、同ソフトの別シリーズが用意されています。

モデムには、スーパーG3 FAXモデムというのがあります。
通常の約2倍の速度でFAXを送受信できる「スーパーG3」規格に対応したFAXモデムのことだそうです。
スーパーG3の通信速度は33600bps、従来のG3は14400bpsです。
通信時間が約半分になるため、通信コストも大幅削減でき、仕事のスピードもあがります。
上記のインターコム まいとーく FAX 9 Pro は対応していませんが、STARFAX 16 は対応しています。
STARFAX16 スーパーG3モデムパックなどソフトとモデムを一度に購入することもできます。

関連記事:FAXはアナログ回線でないと使えない?光回線ではどうなの?

 

複合機を使って、パソコンからFAXを送る、パソコンでFAXを受け取る

最近は、2~3万円台の低価格の複合機でも、紙を使わずパソコンからFAXを送受信できます。
(複合機とは、プリンターやスキャナー、FAXなどの複数の機能がついている機械です。)

ただ、FAX機能がついている複合機だからといって、すべてがパソコンでの送受信ができるわけではありません。

PCを使った送受信ができるものは、「PC-FAX送受信機能」、「PCファクス送受信機能」などという言葉がカタログなどに書かれているので確認してみてください。

例えば brother の MFC-J898N

2万円台で、パソコンからFAXを送信したり、パソコンにFAXデータを受信したりできます。

それだけではなく、受信したファクスデータを Evernote や Dropbox などのクラウドを活用した各種ウェブサービスへ転送・保存することができる「ファクスクラウド転送」機能が備わっています。
これを利用すれば、インターネットを経由して社内で受信したデータを共有したり、外出先から確認したりすることも可能です。

パソコンの電源を切っていても、この複合機の電源さえ入っていれば継続してファクスを受信し、メモリーに保存します。
保存されたファクスの数は製品の画面に表示されます。

 

FAX機能の付いた複合機は、個人的な意見ですが、ブラザーが優れているように思います。

4万円台のものになると受信したファクスデータをブラザーのクラウドサーバー経由で指定したEメールアドレスに転送する「ファクスEメール転送」機能が用意されているものもあります。

  • パソコンからFAXを送信する。(PC-FAX送信)
    この機能を使えば、パソコンでプリンターに出力するのと同じように、FAX出力ができます。
  • パソコンにFAXデータを受信する。(PC-FAX受信)
    この機能を使えばパソコンの指定フォルダにPDF形式などで受信データを保存できます。

 

外出先でスマホを使ってFAXの送受信 インターネットFAXサービス

インターネットFAXサービスとは、FAXをスマホやPCなどで送受信できるサービスです。FAX機は不要です。

高価な複合機(FAX機)にあるインターネットFAX機能は、送信側も受信側もインターネットFAX機能を持つ複合機(FAX機)が必要ですが、インターネットFAXサービスは相手先がFAX機を使っているのかインターネットFAXサービスを利用していているのかの制限のなく使えるクラウドサービスです。

サービスの契約をすれば、パソコンからでもスマホからでもFAXの送受信をすることができます。

事務所にFAX機を置く必要がないので、用紙やインクの確保も不要、故障などのことを考える必要もなくなります。

事務所でFAXの番をする人も不要です。

いろいろなサービスがありますので、仕事内容にあったサービスを選ぶことをお勧めします。

詳しくは「インターネットFAXというクラウドサービス」で。