最近は、FAXを使う機会が減ったとはいえ、職種によってはまだまだFAXは必須だったりしますね。
ただ、以前とは違って、PCで作成した文書を印刷せずに直接送りたいとか、タブレットやスマホからも送信したいという要望や、受け取ったFAXは外出先でも簡単にチェックしたいとか、PCに保存してデータベース管理したい、などの要望も増えています。
FAX送受信のためにはどんな方法があるのかを知って、ご自分の仕事に合った選択をし、コストパフォーマンスや仕事のスピードに差をつけましょう。
ほとんどの専用のFAX機では、パソコンで作ったものを送信するためにプリントアウトする必要があったり、受け取ったFAXをパソコンに保存するのにスキャンしてパソコンに入れる必要があったりしますが、その工程を飛ばすことができれば紙も人でも省くことができます。
その方法としては、大まかに分けて以下のようになります。
目次
FAX、プリンター、スキャナなどの複合機を使って、パソコンからFAXを送る、パソコンでFAXを受け取る
最近は、２～３万円台の低価格の複合機でも、紙を使わずパソコンを使ってFAXを送受信できます。
(複合機とは、プリンターやスキャナー、FAXなどの複数の機能がついている機械です！)
ただ、FAX機能がついているからといって、すべてがパソコンでの送受信ができるわけではないようですのでご注意ください。
PCを使った送受信ができるものは、「PC-FAX送受信機能」、「PCファクス送受信機能」などという言葉がカタログなどに書かれているので探してみてください。
例えば brother の MFC-J893N 。
2万円台で、パソコンからFAXを送信したり、パソコンにFAXデータを受信したりできます。
それだけではなく、受信したファクスデータを Evernote や Dropbox などのクラウドを活用した各種ウェブサービスへ転送・保存することができる「ファクスクラウド転送」機能が備わっています。
これを利用すれば、インターネットを経由して社内で受信したデータを共有したり、外出先から確認したりすることも可能です。
パソコンの電源を切っていても、個の複合機の電源さえ入っていれば継続してファクスを受信し、メモリーに保存します。
保存されたファクスの数は製品の画面に表示されます。
FAX機能の付いた複合機は、個人的な意見ですが、ブラザーが優れているように思います。
4万円台のものになると受信したファクスデータをブラザーのクラウドサーバー経由で指定したEメールアドレスに転送する「ファクスEメール転送」機能が用意されているものもあります。
- パソコンからFAXを送信する。(PC-FAX送信)
この機能を使えば、パソコンでプリンターに出力するのと同じように、FAX出力ができます。 - パソコンにFAXデータを受信する。(PC-FAX受信)
この機能を使えばパソコンの指定フォルダにPDF形式などで受信データを保存できます。
FAXモデムとWindows に用意されているソフトを使ってパソコンからFAX送受信を行う
FAXを使うことはほとんどないけれども、一応用意しておきたい、というような場合に役に立つ、一番安価な方法です。
USB接続のFAXモデムというのがあります。数千円程度で購入できます。
そして、Windowsには「Windows FAX とスキャン」というものが用意されているので、FAXモデムの購入だけでパソコンからFAXを使うことができます。
FAXモデムは使っているパソコンのバージョンや32ビット64ビットかによって使えないものもあるので、自分のパソコンで使えるかどうかを確認して購入するようにしましょう。
I-O DATA USB接続アナログ56kbpsモデム USB-PM560ER
（このモデムはWindows10にも対応しています。）
パソコンによっては、Wake up on Ringというような機能を持っていて、電話がかかってくると自動的に起動してくれるものもありますが、最近はこの機能を持つものをあまり見かけません。
FAXモデムとサーバーソフトを使ってパソコンからFAX送受信を行う
専用のソフトを使うことで、社内LANの複数のPCから送りたい、複数のファイルを一度にFAX送信したいなど、FAXを使う上での便利な機能を使うことができます。
少人数の社内で複数人でパソコンからFAXを使いたい場合などに便利です。
ソフトに対応した動作確認モデムがありますので、購入時はご確認ください。
インターコム まいとーく FAX 9 Pro
STARFAX 16
通常の約２倍の速度でFAXを送受信できる「スーパーG3」規格に対応したFAXモデムのことだそうです。
スーパーG3の通信速度は33600bps、従来のG3は14400bpsです。
通信時間が約半分になるため、通信コストも大幅削減でき、仕事のスピードもあがります。
上記のインターコム まいとーく FAX 9 Pro は対応していませんが、STARFAX 16 は対応しています。
STARFAX16 スーパーG3モデムパックなどソフトとモデムを一度に購入することもできます。
また、複合機の場合もスーパーG3 FAXモデムかどうか、購入時確認してみてください。
パソコンだけでなく、タブレット、スマホ、スマホアプリからでもFAXの送受信を行えるクラウドサービスを利用する
月額費用が発生しますが、定期的にFAXを使うような場合、事務所に機器を置かないので設置や設定、故障などのことを考える必要もなく便利に使えるサービスです。
FAXでの商取引は外せない。
そんな仕事の方には、クラウドサービスによるFAXの送受信が選択肢の一つになります。
クラウドサービスでは、事務所にFAXやFAXモデムを用意する必要はなく、パソコンやスマホなどでFAXの送受信が行えます。
FAX機を置く場所を考えたり、FAX機が壊れた、紙がジャムった、というような面倒事から解放されます。
また、固定で置いておくFAX機とは違い、どこにいてもノートパソコンやスマホなどから、FAXの送受信ができます。
もちろん、受け取ったFAXは紙媒体ではなくファイルとして保存しておけます。
月額料金が発生するので、定期的に使う場合の選択肢になります。
スマホやPCで受け取ったFAXにその場で書き足してFAXで送信ができる手書き機能が登場！
