仕事で同じファイルを共有したい

作成日:2017-05-07  更新日:2017-5-8

Google ドライブ、Microsoft の OneDrive、dropbox、Amazon Drive、などなど、インターネット上でファイルを共有できるサービスがたくさんあります。
オンラインストレージ とか クラウドストレージ とか言われています。

自分のアカウントでPCやスマホ、タブレットといった複数機器から共有できるだけでなく、自動的にスマホの写真やPCのファイルをバックアップしてくれる機能や、複数人でファイルを共有できるような機能もあり、とても便利です。

ただし、客先の大切なデータなど、間違えて公開してしまったりしないように責任者が管理できるような機能がないと心配です。

今回は、例えば何人かの社員やプロジェクトメンバーでファイル類を共有して使うには、どれがいいのだろうということを聞かれたので、仕事でつかえるサービスを検討してみました。もちろんPCだけでなくスマホやタブレットなどでも使えることは必須条件です。

下記のサービスでは、どれも

  • スマホやタブレット、PCなどのマルチデバイスで利用でき
  • ファイルの受け渡しにはSSL通信方式が使われていて
  • 企業内・企業間でファイル共有ができ
  • 基本的に同じ管理者に管理されるアカウントを持つユーザーにはアクセス権があれば自由に共有フォルダ内のファイルの更新作業にかかわることができ、アカウントを持たない人は元のファイルを変更することはできませんが、パスワードやアクセス権を付けたURLを知らせることでメールで送れないような大容量のファイル類を渡すこともできる、

というようなサービスになっています。

どこでもキャビネット(大塚商会)

ここで紹介している中で唯一の日本企業のサービスで、日本国内にデータセンターを持っています。

  • ユーザ数、容量によりプランが用意されていて、それにより料金も変わりますが
    一番少人数のもので、ユーザ数10容量50GB月額3,000円 (初期費用無料)です。
  • 14日間無料体験することができます。
  • 1ファイルの最大容量は2GBです。(1回の受け渡しでは2GBまでです。)
  • 1回の操作で送信できるファイルの数は10個まで、1フォルダ最大1,000ファイルまでです。
  • ファイルを変更した場合、変更前のファイルをバージョンとして10日間保管します。
  • ごみ箱も10日間保管してくれるので、間違えて削除してしまったファイルも復活できます。
    (複数ユーザで使う場合には絶対必要になる機能ですね)
  • IPアドレス制限、アクセス履歴、各ユーザに対してキャビネットごとのアクセス権を設定することができるなど、セキュリティも万全です。
  • ファイルの登録時にウイルスチェックも行ってくれます。
  • ファイルの実体をWeb上のサーバー上だけにおいて共有することも、Web上とクライアントPC両方に置いて使うこともできます。その場合、他の利用者が編集した場合には、自分のPCに自動ダウンロードされます。
    もちろん、誰かがファイルを編集中の時は、ファイルを編集していることがほかのユーザーからもわかり、競合を防ぐことができます。
  • どこでもキャビネットのログインIDを持たない第三者とは、ファイルを安全に送付することも、どこでもキャビネットからファイル登録依頼をすることで、ファイルを安全に受信することもできます。できます。
    また、これらを行うときにパスワード設定を行ったり、有効期限を決めたりすることもできます。

もっと詳しい情報は、どこでもキャビネットのサイトで >>>

 

Dropbox Business(Dropbox, Inc:アメリカ)

無料のDropbox では、ファイルの公開・フォルダの共有機能で、アクセス権限などを細かく設定することはできませんが、Dropbox Businessでは、管理者がファイル共有の権限を管理し、共有アクティビティの監査ログを見ることもできます。

  • 一番少人数のStandardプランで、¥1,250/月(1 ユーザー)、最小 3 ユーザーからの契約です。
  • Standardプランで、容量 2TB、1ファイルの最大容量は 10G です。
  • 30日間無料で体験できます。
  • 120 日間のファイル復元ができるので、間違えて消してしまったりしても安心です。
  • 共有フォルダを使うにはアカウントが必要で、権限をアカウントごとに変えられます。
  • 社外のDropboxユーザ以外の方にも、Dropbox上のファイルやフォルダの共有用URLを生成して、メールなどで送付することができます。その場合にも、閲覧ユーザーや有効期限、パスワードを指定することが可能です。
  • 更新の権限を持たない社外の人の場合でも、リンクは動的で、ユーザーがネットワークにログインするたびにファイルやフォルダの最新バージョンにつながることができます。

もっと詳しい情報は、Dropbox Business のサイトで >>>

 

BOX(Box, Inc.:アメリカ)

他のオンラインストレージと同じように、個人が利用することを前提にしたの無料のプランとビジネス用の有料プランが用意されています。

ビジネス用のプランの中にもいくつかあり、その中のBusinessプランは、€12/ユーザー/月当たりで最低3ユーザーから、とのことですが
日本ではNTT Communications伊藤忠テクノソリューションズ株式会社 など、大手企業が代理店になっていて、機能に変わりはなくても、価格や、最低ユーザ数などが代理店ごとにまちまちのようです。

多くの代理店では、容量無制限、最大ファイルサイズ5GB、
パスワードで保護したリンクを使用して機密文書を共有したり、共有リンクに有効期限を設定したり、それらのファイルを削除したりして、必要なときに必要な人たちのみで共有できます。

もっと詳しい情報は、BOX のサイトで >>>
こちらに、代理店の情報も載っています。

 

OneDrive for business(Microsoft)

個人が自由に使い方を決められるOneDriveに対して、OneDrive for Business は、業務用のオンライン記憶域です。組織のサイト コレクション管理者がライブラリの使い方を管理します。
ただし、ゲスト リンクとしてマイクロソフトアカウントを持たない方とのファイル共有や、個人用の OneDriveを使っている方とのファイル共有もできます。

  • ¥540ユーザー/月
  • ユーザー 1 人あたり 1 TB
  • 1ファイルの最大容量は10 GB
  • OneDrive for business、OneDrive for business Premium、OneDrive for business Essentialsの一部として入手することもできます。
  • 外部のユーザーとの共有方法としては
    ファイルの場合は、共有用 URL を外部の方に渡してゲスト リンクとして共有できます。リンクの有効期限なども設定可能です。マイクロソフト アカウントを持っていない方とも共有できます。
    無料のものでもマイクロソフト アカウントを持っている方には、対象ファイルや対象フォルダに対して共有設定を行うことができます。

もっと詳しい情報は、OneDrive for business のサイトで >>>



 

G Suite(Google)

旧Google Apps for Work のことで、2016 年 9 月 29 日に 「G Suite」へと名称が一新されたサービスです。
このサービスでは、ストレージだけではなく、ビジネスメール、共有カレンダー、ビデオ会議などのコミュニケーションツールに、ブラウザを使用して、ドキュメント、スプレッドシート、プレゼンテーションなどの作成ができるコラボレーションツール、組織全体のすべてのデータと端末の IT 運用管理を、安全、迅速、簡単に行うことができるセキュリティと管理の機能がセットになっています。

  • Basicプランでは ¥600(ユーザーあたりの月額)、容量は 30 GB。
  • Businessプランでは ¥1,200 (ユーザーあたりの月額)、容量無制限。
  • 14 日間の無料試用ができます。
  • 他のユーザーと共有する準備ができるまでは、ファイルを非公開にしておけます。ファイルのダウンロード、編集、コメント入力、または閲覧を行う権限をユーザーごとに割り当てることで、複数の版が作成されたり、ファイルが統合されたりするのを防げます。
  • アクセス権限を設けられることで、社内はもちろん、社外とも情報共有を行なえます。

もっと詳しい情報は、G Suite のサイトで >>>